前言：
數位轉型成為企業永續經營，不得不慎重考慮的決策。一旦決定轉型，導入數位系統，以利企業跟上數位時代的腳步，已經是必然的選項。企業應在導入數位系統前，充分了解在導入數位系統的過程中，會有哪些常見的問題，以避免導入數位系統時，增加企業營運風險？請閱讀文章。
K Ma馬彩芸 – Fastbuilder行銷管理事業部
擁有充足的條件，是否就可以確保企業成功導入數位系統？
台灣某家老牌保險公司擁有600多萬名保戶，在2014年對外宣布斥資百億打造數位系統，卻在2018年上線後發生系統頻頻出現問題，造成15.2萬張保單失效、多名保戶因系統判別出現錯誤而拿不回保費等問題。後來，該保險公司被勒令在系統完善前，停售投資型保單，且董事長需停職兩年，同時也被金管會重罰3000萬元，是金融業史上最高的罰鍰紀錄。
該保險公司所合作的系統供應商，專注於系統開發，且在全世界180個地區都有客戶，是國內外知名的系統供應商。系統在建置的過程中，公司規模、資訊數量、資金、專業系統供應商都到位了，按照常理，一切應該是水到渠成；可惜的是，最後結果不盡人意，不只造成許多保戶的損失，危及保險公司長年打造值得客戶信任的形象，也傷害該保險公司的寶貴商譽。到底發生哪些問題？
從這個案例看來，我們或許可以大膽假設，即使一切資源充足的條件下，導入數位系統的過程中還是有可能會發生始料不及的狀況，導致企業的損失。因此，企業管理者如何以上述案例為借鏡，避免企業導入系統而增加營運風險？Fastbuilder數位轉型觀察小組提出導入數位系統常見的7種問題，以反推的方式，提供各位作為參考。
導入數位系統常見的7種問題
- 導入系統缺乏明確目標
建置系統需要有明確目標作為指引，才不會在建置的過程中偏離軌道。在這個到處都在談論“數位轉型”的時代，企業管理者應該避免抱著“同業有我也要有”的心態，而是應該訂定導入系統的目的、預計成效，並且以此來思考：
·我為何導入系統？
·我應如何導入系統？
·我究竟需要哪些系統，來完成工作提升效能？ - 成本控管
許多企業管理者相信導入數位系統動輒需要上百萬元，Fastbuilder數位轉型觀察小組建議，企業管理者應就企業發展狀況，以及未來五至十年的商業目標，訂下階段性的系統導入，在規模較小的時候，或許可以使用一些免費、信任的數位系統，例如：Google雲端硬碟、TawkCRM系統、Zoom⋯⋯等等。
在導入數位系統發展中期，或可付費提升系統功能、效能，進一步升級數位系統，避免將大量的資金一次投入數位系統，導致後期的維護和行銷無法順利進行。 - 缺乏專業管理人才
上述保險公司導入數位系統的例子，當時候專案的其中一個主要負責人，是金融專家，其領域在於協助企業併購、金融營運等；而非數位系統。
因此，企業導入數位系統的前期，如何避免閉門造車的狀況？
其一，企業可以評估內部是否有專業的管理人才，來協助評估和訂定建置系統的需求以及條件？其二，若該專業管理人才除了有專業知識之外，還有豐富的經驗、經常合作的客戶，可以為導入數位系統抓案提供相關的建議的話，是較為理想的人選。最後，若內部沒有符合條件的相關專業人才，企業也可考慮外部資源。Fastbuilder營運至今，也樂於提供企業數位化諮詢服務。 - 誤信名牌
比起名聲響亮的系統供應商，企業或許應該考量系統供應商所提供的服務以及商品，是否與企業目標、理念契合。
導入系統或是建置系統，可以說是非常考驗系統供應商以及企業需求方的合作默契，如果光是信任系統供應商的名牌光環，而在理念和目標需求上沒有達成共識，企業或許將耗費極大的資源在溝通成本上。 - 過於注重系統，忽略使用者需求
“科技始於人性”，導入數位系統的同時，企業管理者也應該重視使用者的需求，這裡指的使用者需求包含內部員工以及外部客戶。
舉個例子來說，如果企業為了導入數位系統，而忽略按部就班，落實數位系統執行，以及完善的系統使用教育，或許將引起內部員工因為不熟悉數位系統，或是在短時間內必須快速消化大量資訊增加工作負荷，而引起反彈的心態。 - 未建立標準的驗收流程
導入系統前，企業應該就導入系統的目標、使用者需求、以及合約內容等項目，建立標準的驗收流程，確保系統操作的時可符合企業的需求。導入系統後，還需通過標準驗收流程才對外啟用，且在驗收的過程中若有問題，應請系統供應商排除後，才支付相關款項。 - 未計算系統建置後的維護費用
系統建置後需要維護，才能確保系統長期的使用無虞，維護的項目包括：資安維護、不定期更新系統、排除障礙、升級系統⋯⋯等等。這些維護的過程中皆需要人力和資金維護，因此，企業應確保有預定的款項作為維護系統的費用，避免系統建置後因屬於維護而無法發揮作用。
給企業管理者的一段話：
建置或是導入數位系統就像是蓋房子很像，如何確保自己有足夠的能力可識別買到「好房子」，或是擁有可以辨識「好房子」的方式？就是「親自學習」。我認為，親自學習的目的，並不是要管理者親自做；而是在學習的過程中，讓管理者「問對問題」「學會找到對的人做對的事」。當我們有充足的知識，就可以找對人，做對事，而這比起導入數位系統或是架設數位網站，都還要重要。
Fastbuilder營運總監 Bill鄧宇軒
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